Lead Management Best Practices

Du kommst nicht drum herum:
Du brauchst einen vernünftigen Überblick über deine Sales Pipeline.

Hast du die Performance und die KPIs nicht im BIick, wird es sehr
schwer erfolgreich zu werden – und es auch zu bleiben. Fehlt dir der Überblick,
wirst du keine Verbesserungsmöglichkeiten erkennen.

Wertvolle Leads werden dann an deine Konkurrenz abwandern.
Einfach dadurch, dass sie im aktuellen Chaos untergegangen sind.

Wie du das verhindern kannst?
Und du ständig frische Leads bekommst und
sie nicht einfach hinten runter fallen?

Nutze einfach die folgenden Best Practices für dein Lead Management!
Damit dein Sales Team den Überblick behält. Und deine Leads zu zufriedenen Kunden werden.

Was ist eigentlich Lead Management genau?

Beim Lead Management geht es um den Prozess, Informationen über
einen Lead zu sammeln und sie zu pflegen.

Und das so lange bis der Lead zu einem Kunden wird. Die Überwachung der Interaktionen deiner
Leads mit deinem Unternehmen ist ebenfalls Teil eines effektiven Lead-Management-Prozesses.

Das wird dir helfen, deine Kunden besser zu verstehen.

Wieso bleiben Leads in deiner Pipeline stecken?

Wenn du etwas Zeit in die Analyse deiner Leads steckst, wirst du relativ schnell die Gründe entdecken.
Viele davon sind sehr offensichtlich. Andere brauchen etwas mehr "um die Ecke denken".
3  Punkte kommen dabei recht häufig vor:

Die falsche Person

Wenn du nicht über die richtigen Infos zu den Entscheidungsträgern eines Unternehmens verfügst,
wird es schwierig werden. Wenn du Leads einsammelst, ist es eine Grundvoraussetzung zu prüfen,
ob diese Leads auch zu deinem Zielkundenprofil (ICP) passen.

Ja, du kannst auch andere Personen kontaktieren. Diese dienen dann als Vermittler oder
auch als interne Promoter. Aber du brauchst am Ende immer den Entscheider um eine
Opportunity erfolgreich abschließen zu können.

Suche daher auch gezielt nach diesen Personen.

Kein Problemverständnis

Ein weiterer Grund, warum deine Leads stecken bleiben, ist, dass dein Produkt (oder deine Dienstleistung)
nicht zu seinen Problemen passt. Oder zumindest er nicht versteht, wie du ihm mit deinen Produkten
bei seinem Problem helfen kannst. Dieses Thema lässt sich zum Glück auch recht
einfach lösen: Stelle Fragen.

Wenn dein Lead auf der Kippe steht ist es eigentlich immer eine gute Idee zu Fragen, woran es gerade liegt.
Oft fehlt es an Budget, Zeit oder einfach an Kapazität das Problem JETZT anzugehen. Auf diese Gründe
musst du dich vorbereiten – und zeigen, dass du sie verstehst und wie du damit umgehen kannst.
Damit fasst dein Lead mehr Vertrauen. Und bewegt sich ein Stückchen näher dahin ein Kunde zu werden.

Deine Leads sind nicht bereit

Auch kann es sein, dass dein Lead einfach noch nicht so weit ist.

Er merkt zwar, dass er aktuell ein Problem haben könnte. Es ist aber noch nicht so schmerzhaft,
dass er sich darum kümmern MUSS. Dadurch stehen bei ihm aktuell noch ganz andere
Themen an – die einfach eine viel höhere Prioriät haben.

An diese Leads zu verkaufen ist extrem schwierig und kostet eine Menge Zeit.
Mit Content kann man sie über die Zeit konvertieren.
Aber es kann auch schon mal länger dauern.

11 Best Practices für effektives Lead Management

Jetzt, da du herausgefunden hast, welche Probleme es in deiner Lead Pipeline gibt,
kannst du diese angehen. Aber wie geht das?
Wie stellst du das an?

An dieser Stelle kommt ein effektives Lead Management zum Einsatz.

Nutze folgende 11 Best Practices für dein Lead Management.
Und du wirst mehr Leads zu treuen Kunden konvertieren:

1. Content Strategie schärfen

Erstelle dir eine genau Strategie, welche Content-Pieces du erstellen musst.

Das können Newsletter, Templates, Checklisten, Video Kurse, Challenges, Workshops, Webinare oder
etwas anderes sein. Hauptsache der Lead erhält dadurch die Informationen die er braucht um
eine Entscheidung treffen zu können.

Achte dabei auf die verschiedenen Stages eines Leads:

• Steht er noch am Anfang des Problems?
• Muss er Budget rechtfertigen?
• Hadert er noch mit der Zeit?
• Ist er stark interessiert?

Jenachdem in welcher Stage der Lead sich befindet kannst du ihm verschiedene Content Pieces bereitstellen
um ihn bestmögliche Infos zu liefern. Diese Pieces werden deine Lead Conversion Speed beschleunigen.

Mit den verschiedenen Content-Pieces kannst du den Lead Stück für Stück begleiten und ihm zum richtigen
Zeitpunkt die richtigen Infos liefern. Die Infos die er braucht, um von deinem Produkt / Dienstleistung
überzeugt zu werden.

2. Leads analysieren

Achte auch unbedingt darauf, welche Leads du einsammelst und auf welche Leads du zugehen möchtest.

Folgende Merkmale können dabei sehr hilfreich sein:

• Branche
• Dringlichkeit
• Aktuelles Problem
• Alter des Unternehmens
• Position im Unternehmen
• Wachstumsrate des Unternehmens
• Problemverständnis des Unternehmens
• etc.

Du musst verstehen, wo diese Leads gerade stehen. Und ob es sich für dich lohnt Zeit, Geld und
Ressourcen für diese Leads einzusetzen. Oder ob es reine Verschwendung wäre.

Habe dafür auch ein ICP (Ideal Customer Profile) bereit. Das erarbeitest du dir am einfachsten aus deinen
Bestandskunden. Achte einfach darauf, mit welchen Kunde es in der Vergangenheit am meisten Spaß
gemacht hat. Suche dann gezielt nach Leads, die diesen Kunden sehr ähnlich sind.

3. Segmentiere deine Leads

Was ich dir garantieren kann: Deine Leads werden in Listen landen.
Und wenn sie da schon einmal sind, solltest du diese Listen auch immer
weiter verfeinern 👉 segmentieren.

Dafür kannst du verschiedenste Segmentierungen verwenden.

• Nach Lead Stages
• Nach zeitlichen Ereignissen
• Nach persönlichen Merkmalen
• Nach Merkmalen des Unternehmens

Mit diesen Segmentierungen kannst du gezielter mit den jeweiligen Leads kommunzieren (Stichwort Customer Journey). Gleichzeitig wirst du ein deutliche besseres Verständnis entwickeln wo deine Leads gerade stehen,
und was die nächsten Schritte sein müssen um sie zu Kunden zu konvertieren.

4. Halte die Datenqualität hoch

Du speicherst deine Leads über einen automatisierten Prozess? Sehr gut!

Falls nicht:
Versuche so viel zu automatisieren wie nur irgend möglich.

Das kann bspw. mittels einfachen Lead-Formularen geschehen.
Oder mittels Validierungsregeln in deinem CRM.

Das bisschen Aufwand an Vorbereitung wird dir später massiv viel Zeit sparen und
dir einen besseren Überblick über deine Leads verschaffen.

Gerade wenn du einmal an das Thema "Duplikate" denkst.

Prüfst du bestimmte Infos immer ab, und sicherst dass sie auch hinterlegt werden,
wird es dir dein CRM damit danken, dass es deutlich schneller und sicherer Duplikate
erkennen und beheben kann.

5. Nutze unbedingt ein CRM

Wenn du bisher Excel als CRM verwendet hast, wird es dringend Zeit für ein Upgrade!

Du kannst zwar auch damit deine Leads verwalten. Aber du wirst deutlich mehr Aufwände haben.
Diese Aufwände kosten die Zeit, Geld und vor allem Nerven!

Mit einem guten CRM kannst du dir das alles ersparen. Du hast all deine Lead Daten parat, kannst die
komplette Customer Journey bis ins kleinste Detail betrachten und kannst sie sogar automatisieren!
Alleine die Möglichkeit sich Follow-Up Aufgaben in dem CRM zurechtzulegen und nicht ewig nach
Informationen zu suchen ist das Investment schon wert.

Ein gutes CRM kostet dabei auch kein Vermögen. Hubspot gibt sogar eine kostenlose Variante heraus,
die für dich vielleicht sogar schon ausreichend sein könnte.

6. Nutze die Automatisierungstools deines CRM

Wenn du schon ein CRM hast, dann nutze auch unbedingt dessen Automatisierungstools!

Dafür gibt es keine Ausrede. Du hast dir das Tool besorgt und kannst es nutzen. Es nicht zu tun wäre ein
Fehler der sich nicht erklären lässt. 

Diese Automatisierungstools können dir extrem viel Zeit einsparen. Und darüber hinaus werden sie
dich dabei unterstützen keinen deiner Leads und Kunden jemals zu vergessen.

Ein paar Beispiele von möglichen Automatisierungen

• Automatisierte Follow Up Nachrichten
• Event-Einladung für Leads mit bestimmten Merkmalen
• Automatische Zuweisung von Leads an bestimmte Mitarbeiter
• Bereitstellung von Call Skripts
• Automatisches Lead-Scoring

All diese Mini-Aufgaben lassen sich natürlich auch manuell lösen. Aber dafür braucht es auch wieder Zeit.
Und Zeit dürfte auch dein wertvollstes Gut sein, dass du nicht unendlich zur freien Verfügung hast.

Diese Automatisierungen werden die wieder ein bisschen Zeit freischaufeln.

7. Suche nach Funnel Blocker

Wenn viele Leads in einer Pipeline stecken bleiben, lohnt es sich etwas genauer hinzuschauen:

• Bist du zu langsam? Wie gehts schneller?
• Liegt es am Content? Was fehlt den Leads?
• Liegt es an den Leads? Welche wären besser?
• Bleiben die Leads immer in einer bestimmten Phase stecken?
• Welche Phase dauert am längsten? Wie lässt sich das beschleunigen?

Auch hier:
Hast du ein vernünftiges CRM im Einsatz lässt sich das schnell herausfinden.

Denn genau dafür sind CRMs gedacht und gebaut worden!

8. Baue aussagekräftige Reports

Um Themen wie in Nr.7 herauszufinden brauchst du ein vernünftiges Reporting.
Und die Betonung liegt auf VERNÜNFTIG.

Es wird dir nichts bringen, zig Reports und Dashboards zu bauen,
die mit blinkenden Zahlen dir irgendetwas anzeigen.

Baue dir lieber Reports, die dir eine klare Handlungsempfehlung geben.

Beispiele:

• Anzahl an Leads pro Woche – inklusive Zielwert
• Conversion Rates der Lead Stages – inklusive Schmerzgrenze
• CLV und deren Tendenzen
• etc.

Es reicht leider nicht, sich einfach nur die Werte mit einem Report ausgeben zu lassen.

Frage dich immer:
Was will ich sehen? Was wenn ich Wert XYZ sehe? Was muss ich tun,
damit ich den gewünschten Wert (wieder) erreiche?

Damit baust du dir Stück für Stück ein vernünftiges Lead Reporting auf.

9. Kümmere dich um deine Leads

So schlicht und einfach – aber es gibt genug Unternehmen, die das nicht befolgen.

Wenn ein Lead sich schon bei dir bemerkbar gemacht hat, scheint er ein Problem erkannt zu haben.
Dieses Problem scheinst du (zumindest in Teilen) lösen zu können.
Der Lead erhofft sich, dass du ihm helfen kannst.

Und du meldest dich nicht bei ihm.

Was darauf hin passiert? Richtig: Der Lead schaut sich nach anderen Lösungen um. Und wird sie
mit Sicherheit auch finden. 

Deswegen:

Kümmere dich um deine Leads!
Sei schnell und hilf ihnen weiter.

10. Stelle gute Fragen

Wenn ein Lead sich bei dir meldet, heißt das noch nicht, dass er auch qualifiziert ist.
Auch nicht, wenn er formal nach einem guten Kunden aussieht.

Nutze umbedingt gezielte Fragen. Diese Fragen sollen es dir ermöglichen herauszufinden, ob der
Kunde auch nicht nur ein Window-Shopper ist, sondern wirklich ein Problem hat, dass er mit dir und
deinen Produkten lösen möchte. 

Das könne bspw. folgende Fragen sein:

• Was bewirkt das gerade bei Ihnen?
• Was hätte es für Auswirkungen, wenn wir das Problem morgen lösen?
• Welche Alternativen haben Sie schon versucht? Was waren die Gründe warum es nicht funktioniert hat?
• etc.

Damit (und vielen weiteren Fragen), bekommst du Stück für Stück mit, wie es dem Kunden tatsächlich gerade geht. Und ob du ihm überhaupt helfen kannst und willst. Denn nichts ist schlimmer als ein Kunde, der kein Problem hat, der aber ein Produkt gekauft hat, was ihm aktuell nichts bringt.

11. Habe einen Lead-Prozess im CRM

Gebe deinem Team ein paar bewährte Leitplanken vor. Baue diesen Prozess in dein CRM ein und schaue, dass er deinen Vertrieb unterstützt – und nicht daran hindert Umsatz zu machen.

Das gilt für deinen Lead-Prozess, für deinen Sales-Prozess und für deinen After-Sales-Prozess. Mache es deinen Vertrieblern so einfach wie möglich. Damit sie im CRM alles zur Verfügung haben um Leads best- und schnellstmöglich zu qualifizieren und zu Kunden zu konvertieren. Das fängt damit an, dass es vernünftige Lead Stages gibt, das es Aufgaben-Templates gibt, dass vorgefertige Skripte zur Orientierung bereitstehen und dass deine Vertriebler ihre täglichen Doings EINFACH im CRM dokumentieren können und dadurch den Überblick behalten.

Und sei dir bewusst:
Das ist ein Prozess der niemals abgeschlossen ist. Deine Prozesse werden sich mit der Zeit an neue Marktgegebenheiten anpassen müssen. Stück für Stück wirst du dein CRM optimieren.

Fazit

An sich ist ein guter Lead Prozess und gutes Lead Management nicht schwierig. Wenn du die oben genannten 11 Basics beherzigst und täglich lebst, bist du wahrscheinlich deutlich weiter als der Großteil in deinem Markt.

Und du wirst damit erfolgreicher sein als sie.

Lead Management ist ein entscheidender Teil deines Sales Prozesses.

Nimm es bitte ernst!

Wenn du dazu spezielle Fragen hast:
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