Wie du dein CRM schnell vereinfachen kannst

Schauen wir uns heute einmal an, wie du mit einfachen Schritten dein
CRM-System optimieren und vereinfachen kannst.

Dazu ein paar Grundlagen:

1) Wieso du ein einfaches CRM brauchst

Denk immer daran: Ein CRM ist nur ein Werkzeug.
Aber ein verdammt wichtiges Werkzeug.

Damit hast du alle Informationen zu deinem Kunden schnell
parat und kannst sie optimal nutzen.

Ist dein CRM nicht einfach gehalten & gestaltet,
wirst du (oder dein Sales Team) es dir selbst ziemlich schwer machen.
Die Folge:

• Es dauert länger
• Leads gehen verloren
• Deine Kunden gehen unter
• Dein Team fühlt sich überfordert
• Wichtiges Informationen verschwinden

Das will doch keiner.

Ein einfaches CRM ist also wichtig,
um dir und deinem Team die Arbeit zu erleichtern.
Nicht mehr und auch nicht weniger.

2) Wie du dein aktuelles CRM analysieren kannst

Aber wie merkt man, dass das eigene CRM zu komplex ist?
Oder es an der ein oder anderen Stelle noch einfacher geht?
Dafür gibt es einfache Mittel und Wege.

Schauen wir uns die Schnellsten einmal an:

• Über was fluchen deine Mitarbeiter?
• Was meiden sie wie die Pest? Und warum?
• CRM-Kummerkasten: Was würden deine Mitarbeiter einwerfen?

Du siehst: es braucht keinen großartigen komplexen Analyse-Prozess.
Hole dir einfach das Feedback deiner Mitarbeiter ein.
Für schnelle Analysen reicht das aus.

Sie werden dich nämlich auf komplexe Prozesse aufmerksam machen. Sie werden dir zeigen,
was sie alltäglich an der Erfüllung ihrer Aufgaben hindert. Oder was sie sich wünschen würden,
damit ihnen die Arbeit leichter fällt.

Das ist wertvolles Feedback, das kostenlos bei dir im Unternehmen schlummert.

Und sich das Feedback einzuholen schaffst du locker an einem Vormittag.

3) Wie du Optimierungen identifizierst

Hast du herausgefunden, was deine Mitarbeiter aktuell umtreibt, gehts nun an
die konkrete Optimierung. Überlege, welche Funktionen oder Workflows verbessert oder
vereinfacht werden könnten. Immer basierend auf dem Feedback deiner Mitarbeiter!

Was auch hilfreich sein kann:
Schnapp dir externe Experten, schaue dir deren Best Practices ab und nutze
deren (meist) kostenlose Erstberatung. Sie können dir noch einmal Gedanken mitgeben,
die du mit deiner Erfahrung ggf. übersehen hättest.

Auch können sie dir Fragen stellen, deren Antworten dich selbst sehr wahrscheinlich
überraschen werden. Sich diese Fragen selbst zu stellen ist nahezu unmöglich.

Dies kann dir neue Ideen und Inspiration geben,
um dein CRM schnell zu verbessern.

4) Wie du es schaffst die richtigen Prozesse und Tools zu implementieren

Hast du nun genug Ideen und Potentiale identifiziert, geht es nun an die Umsetzung.

Entweder durch die reine Vereinfachung von Prozesse, dem Rückbau von überflüssigen Prozessen,
der Implementierung von neuen Tools die es deinem Team leichter machen wird, oder oder oder.

Achte dabei darauf, dass du nicht in folgende Falle tappst:

Zu viel, zu schnell auf einmal ohne das jemals etwas
vollständig und nachhaltig fertig (um-)gebaut wurde.

Um das zu vermeiden, solltest du eine Priorisierung Optimierungsmöglichkeiten vornehmen.

Eine Priorisierung kannst du bspw. mit folgenden Fragen vornehmen:

• Was geht besonders schnell?
• Was geht besonders einfach?
• Was ist dem Team besonders wichtig?
• Welche Optimierung löst gleich mehrere Probleme?
• etc.

Dann kannst du die Tools und Prozesse angehen, die zu dieser Priorisierung passen und
somit an oberster Stelle stehen. Diese kannst du dann Stück für Stück abarbeiten.

Hast du nicht das passende KnowHow oder die Zeit:
Denk immer daran, dass es auch externe Experten gibt,
die du schnell engagieren kannst.

5) Wieso eine Schulung deiner Mitarbeiter wichtig ist

Sind die Prozesse und / oder Tools implementiert ist eine Schulung für deine Mitarbeiter sinnvoll.
Damit sie die neuen Möglichkeiten kennenlernen, bestmöglichen nutzen, aktzeptieren und sehen,
dass sich dadurch ihr Arbeitsalltag  vereinfachen wird.

Es muss in den meisten Fällen auch keine Präsenzschulung sein. Ich habe bspw. in den
letzten Jahren sehr gute Erfahrungen mit vorbereiteten Videos gemacht,
in denen via Screensharing alles erklärt wird.

Das hatte immer den Vorteil, dass sich die Mitarbeiter die Videos zu der Zeit anschauen können,
die für sie am besten funktionierte. Gleichzeitig konnten sie sich diese Videos auch immer und
immer wieder anschauen, falls sie nach ein paar Monaten bestimmte Fragen zu
Tools / Prozessen hatten.

Win Win für beide Seiten 🙂

6) Wie du eine kontinuierliche Verbesserung und Vereinfachung sicherstellst

Um es an dieser Stelle abschließend klar zu stellen:
Vereinfachung und Optimierung ist kein abgeschlossener Prozess.

Vielmehr ist es eine dauerhafte Wiederholung. Du schaust immer wieder auf
deine aktuellen Prozesse und suchst nach Möglichkeiten es dir einfacher zu machen.

Damit das nicht im Alltagsstress unter geht kannst du folgendes tun:

• Integriere es in dein QBR
• Stelle dir regelmäßige Zeit-Blocker in deinen Kalender
• Automatisiere das einholen des Feedbacks deiner Mitarbeiter
  (Stichwort interner Newsletter mit Umfrage)

Es braucht keine fancy Tools oder komplexen Prozesse dafür.
Diese 3 Punkte reichen vollkommen aus.

Wie immer:
Wende das Gelernte an – direkt nächste Woche!
Erst dann wirst du den Effekt spüren 🙂

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