Wann Excel als CRM ausreicht (inklusive Template)

Excel ist ein feines Tool. Es ist super flexibel und wird gerne für
alle möglichen Aufgaben verwendet.

Auch als CRM!

Lass uns daher mal schauen wann Excel als CRM ausreicht und wann es an seine Grenzen stößt.

Am Ende bekommst du auch ein Template von mir!

Vorteile von Excel als CRM

In der Flexibilität gibt es mit Excel so gut wie keine Grenzen.
Egal ob einfache Anpassung oder sehr spezielle Anforderungen.
Nichts scheint unmöglich.

Das schöne dabei:
Es braucht keine große Ausbildung um diese Flexibilität zu nutzen.

Das spart Zeit und auch einiges an Kosten.

Wenn du Excel nun als CRM verwenden möchtest ist das auf jeden Fall möglich.

Auch dort kannst du einfach deine Kunden, Kontakte, Opportunities und
die jeweiligen Aktivitäten erfassen und speichern. Solange es nicht darüber
hinaus geht und du nur eine kleine Anzahl an Kunden hast, ist Excel ein passendes Tool für dich.

Grenzen von Excel als CRM

Aber genau da liegen auch schon die ersten Grenzen.

Solltest du und dein Unternehmen wachsen, kann ich dir versprechen,
dass Excel nicht mehr ausreichen wird.

Denn mit dem Wachstum deines Unternehmens wir die Organisation deines
Vertriebes und deiner Kunden immer komplexer. Du kannst zwar deine Excel immer
weiter ausbauen, aber du wirst sehr viel Zeit dafür aufwenden müssen.

Gleichzeitig entstehen dir einige große und gefährliche Fehlerquellen!

Solange du nur als einzige Person in der Excel arbeitest, funktioniert das noch sehr einfach.
Ganz im Gegenteil wenn es 2 oder mehr Personen sind.

Mal wird etwas aus Versehen gelöscht, mal wird ein Zwischenstand nicht richtig gespeichert.
Das andere mal wird eine Formel verändert und deine Umsatzplanung stimmt hinten und vorne nicht mehr. 

Eine weitere wichtiger Punkt ist die sehr begrenzte und aufwendige Integration zu anderen Tools.

Ja, es ist zwar möglich. Aber du wirst sehr viele sehr zeitaufwendige Runden drehen müssen,
bis du dein Excel CRM bspw. mit deinem Email-Newsletter-Tool verbunden hast. Und zwar so,
dass es auch korrekt Emails, an die richtigen Kunden zur richtigen Zeit verschickt – ohne sie zu verärgern.

Diese Grenzen sollten dir bewusst sein. 

Solange du nicht an ihnen kratzt,
kannst du ruhig Excel weiter nutzen.

Best Practices für die Nutzung von Excel als CRM

Aber selbst wenn du Excel nutzt, solltest du mehrere CRM-Grundsätze beachten:

Datenkonsistenz sicherstellen

Mit der wichtigste Punkte ist das Thema Datenkonsistenz. Wenn deine Daten fehlerhaft sind,
schlecht gepflegt werden, oder schlimmstenfalls gar nicht gepflegt werden wirst
du in kürzester Zeit den Überblick verlieren.

Investiere lieber immer ein paar Minuten um deine CRM Excel auf dem neuesten Stand zu halten.
Das gilt ganz besonders für den Kern eines jeden CRMs. Nämlich deine:

• Kunden
• Kontakte
• Aktivitäten
• und Opportunities

Achte auch unbedingt darauf, dass deine Daten gewissen Standards entsprechen.
Bspw. bei den Phasen deiner Opportunities. Diese sollten an einer Stelle standardisiert sein und
entweder mittels Validierungsregeln überprüft werden oder via festgelegten Dropdowns auswählbar sein.

Automatisierung von Prozessen

Denke auch unbedingt an die Automatisierungen, die du innerhalb von Excel nutzen kannst.
Diese werden dir massiv viel Zeit sparen und es dir noch angenehmer machen. Gerade was
das Thema wiederkehrender Aufgaben angeht.

Unter der Automatisierung lässt sich auch das Thema Dashboards und Reports zusammenfassen.

Denn diese Analysen machen es dir später einfacher direkt zu erkennen, ob dein Vertrieb in
die richtige Richtung läuft. Oder ob du dringend nachsteuern musst!

Sei es bei der generierten Pipeline, bei der Anzahl an Aktivitäten, oder auch bei der
Nachverfolgung von neuen Leads um daraus neue Opportunities zu gewinnen.

Wann der Umstieg auf ein echtes CRM sinnvoll ist

Wenn du die oben beschrieben Grenzen schon spürst,
dann solltest du dringend drüber nachdenken.

Aber hier noch einmal die konkreten Punkte:

Wachstum des Unternehmens

Wenn dein Unternehmen wächst und neue Mitarbeiter starten wirst du ein echtes CRM brauchen.

Alleine schon aus dem Grund nicht den Überblick zu verlieren wer, wann,
was, wieviel mit den einzelnen Kunden abgesprochen und versprochen hat.

Hast du das nicht mehr im Überblick entsteht Chaos – und der verärgert deine Kunden.
Die im Zweifel dann kündigen werden.

Was du auch nicht unterschätzen solltest:

Du wirst weniger Zeit für die Pflege von den Daten haben. Damit wird
die nahtlose Integration von deinen anderen Tools immer und immer wichtiger!
Erst diese Integration wird es dir ermöglichen Automatisierungen zu nutzen und
deine Zeit zurück zu gewinnen.

Daten- und Prozesskomplexität

Die Pflege der Daten wird mit der Zeit auch immer komplexer werden. Versprochen :)
Historische Daten wuchern vor sich hin, neue Daten kommen hinzu und
müssen korrekt verknüpft werden.

Die Zeit, die du hierfür aufwendest, konntest du eigentlich mit aktivem Verkauf verbringen.
Der dir echten Umsatz bringt. Und nicht nur in der Excel steht.

Gleichzeitig werden deine Prozesse sich anpassen müssen. Dein Markt wird
sich verändern – aber auch deine Kunden. Und diesen musst du gerecht werden.
Was wiederum bedeutet, dass du deine Prozesse (und damit deine Excel) permanent anpassen musst.

Aber wie gesagt:
Bis zu einem gewissen Grad sollte dir eine Excel als CRM ausreichen.

Das Excel CRM Template

Und nun wie versprochen mein eigenes Excel CRM Template:

Nutze es gerne als Vorlage oder Inspiration für dein eigene Excel :)

Und wenn du wissen willst, welches "echte" CRM sich wirklich lohnt,
dann stell uns beiden gerne einen Termin ein: