Wie du Messen im CRM vorbereitest

Da ist sie – die neue Messe Saison!
Und wir alle sind schon sehr gespannt auf all die Events, Mastersclasses, Aftershow Parties etc.

Blöd nur, wenn du die Messe nur als Konsument wahrnimmst.
Und dir damit jede Chance auf möglichen Umsatz raubst.

Damit dir das nicht passiert, gibt es heute eine kleine Anleitung,
wie du dein CRM dafür nutzen kannst.

1. Messen vorbereiten

Ganz klar – Messen müssen vorbereitet werden. 

Von der Anreise, Unterkunft, Vertretung in laufenden Projekten,
Verpflegung bis zur Abreise gibt es einiges zu tun. 

Was dabei niemals zu kurz kommen darf:
Die Vorbereitung für Kunde und potentielle Leads.

• Wer wird vor Ort sein?
• Welche Themen kannst du bespielen?
• Wer kann dir Intros zu Leads machen?
• Auf welchen After Show Events sind deine Kunden?
• Und so weiter ...

Diese Infos musst du parat haben, um die Messe aus Vertriebsperspektive bestmöglich im Blick zu haben. Denn dein Ziel ist es in direkten Kontakt mit deinen Kunden und Leads zu kommen.

Was also tun, um in dem Berg von Arbeit nicht den Überblick zu verlieren?

Richtig:

2. Kampagnen in CRM anlegen

Ja, wir legen uns vernünftige Kampagnen im CRM an.
Diese Kampagnen sind spezifisch auf die jeweilige Messe ausgerichtet.

Das hört sich erst einmal nach Marketing an.
Aber diese Arbeitsweise gehört genau so in jedes gute Sales Playbook.

Innerhalb dieser Kampagne legst du dir die passenden Leads, Kontakte und Aufgaben zurecht. Am besten in einer spezifischen Reihenfolge, die bspw. so aussehen kann:

1. Aussteller-Liste besorgen
2. Leads und Kunden identifizieren
3. Leads und Kunden zu Kampagne hinzufügen (abhängig vom CRM: entweder als gesonderte Liste oder als Kampagnenteilnehmer)
4. Social Media Postings zur Messe vorbereiten
5. Aftershow Parties identifizieren
6. Vormittags-Termine auf der Messe vereinbaren
7. Mittagessen mit Leads und Kunden organisieren
8. Nachmittags-Termine auf der Messe vereinbaren
9. Einladungen für AfterShow Parties aussprechen
10. Follow-Up Kampagne vorbereiten

Und immer so weiter.

Für Sales gibt es zig Aufgaben, die vor, während und nach einer Messe nicht vergessen werden dürfen. Passiert es doch, geht dir schlicht und einfach Umsatzpotential flöten.

Deine Kampagnen werden das für dich verhindern.

3. Liste abarbeiten

Und bevor du in eine Planning Paralysis verfällst:
Starte sofort und arbeite deine Aufgaben ab.

Dabei muss das nicht nur von dir gemacht werden. Viele der Aufgaben lassen sich super abgeben und von anderen Personen vorbereiten. Sei es, dass Werkstudenten die Aussteller-Liste mit den eigenen Accounts aus dem CRM abgleichen und erste Kunden und Leads zur Kampagne hinzufügen.

Oder dass sie auch direkt Aufgaben zu den Kunden und Leads erstellen. Bspw. die Aufgabe, dass du (oder der jeweilige Vertriebler) den Lead auf die kommende Messe ansprechen sollst um an Termine zu kommen.

So einfach es klingt – das ist für viele schon komplex genug.
Und alles andere als wenig Aufwand.
Starte erst einmal damit.

4. ProTipp: Unterkampagnen

Wenn du schon etwas weiter bist, wirst du bemerken, dass die Aufgabenfülle
sehr stark zunehmen wird. Und das ist normal.

Denn du bekommst Erfahrung. Du weißt was gut funktioniert, was du beim
letzten mal vielleicht vergessen hast oder was du in der nächsten Messe einmal ausprobieren möchtest.

Damit deine Kampagne nicht aus allen Nähten platzt macht es
dann Sinn Unterkampagnen zu erstellen. Bspw. in dieser Form:

"Kampagne Sommer Messe 2024" 

1. Vorbereitung der Messe
   1. Aussteller-Liste besorgen
   2. Leads und Kunden identifizieren
   3. Leads und Kunden zu Kampagne hinzufügen (abhängig vom CRM: entweder als gesonderte Liste oder als Kampagnenteilnehmer)
   4. Social Media Postings zur Messe vorbereiten
   5. Newsletter vorbereiten und versenden
   6. Auf Live-Gewinnspiele aufmerksam machen
   7. Aftershow Parties identifizieren
   8. Day Before Meetings vereinbaren
   9. Vormittags-Termine auf der Messe vereinbaren
   10. Mittagessen mit Leads und Kunden organisieren
   11. Nachmittags-Termine auf der Messe vereinbaren
   12. Einladungen für AfterShow Parties aussprechen
   13. Follow-Up Kampagne vorbereiten
2. Durchführung der Messe
   1. CheckIn 
   2. Day Before Meetings vereinbaren
   3. Vormittags-Termine auf der Messe wahrnehmen und dokumentieren
   4. Mittagessen mit Leads und Kunden wahrnehmen und dokumentieren
   5. Nachmittags-Termine auf der Messe wahrnehmen und dokumentieren
   6. AfterShow Parties wahrnehmen und dokumentieren
3. Nachbereitung der Messe
   1. FollowUp Termine in Kalender nachbereiten
   2. Kunden schreiben und für den Kontakt auf Messe bedanken
   3. Leads schreiben und für den Kontakt auf Messe bedanken
   4. etc.

Mit dieser Art von Organisation und Vorbereitung wird auf
deiner nächsten Messe nichts mehr schief gehen 🙂

Wie immer:
Wende das Gelernte an – direkt nächste Woche!
Erst dann wirst du den Effekt spüren 🙂

Nutze auch gerne meine kostenlose OMR Sales Flow Vorlage.
Diese kann auch auf jede andere Messe angewandt werden: