Folgende Situation: Für die kommenden Tage haben wir uns vorgenommen einen etwas größeren Flug von einem Verkehrsflughafen zu unternehmen. Am Flughafen angekommen haben wir unser Flugzeug gecheckt und getankt, wir haben das Wetter geprüft, die Strecke bis zu unserem Ziel ist uns auch bekannt und wir sind voller Vorfreude bereit endlich los zufliegen.
Aber gerade bei größeren und professionellen Flughäfen brauchen wir für fast jeden kleinen Schritt eine Freigabe der dortigen Verkehrskontrolle. Der Hintergrund ist, dass es zum Teil so viel Verkehr gibt, dass man sich alleine gar keinen Gesamtüberblick verschaffen könnte. Je nach Größe des Flughafens muss man sich für die Fahrstrecke zum Abflugpunkt und natürlich auch für den Start des Fluges eine Freigabe holen. Sobald man die Worte „Cleared for Takeoff“ hört, kann es endlich losgehen! Der Fluglotse ist in diesen Situationen kein Kontrolleur, der uns bei jedem kleinsten Vergehen anschwärzt. Vielmehr ist es seine Aufgabe uns vor gefährlichen Situationen zu bewahren und uns durch diese durch zu lotsen!
Genehmigungsprozesse im Vertrieb
Eine Art Fluglotse gibt es auch in vertrieblichen Prozessen: nämlich Genehmigungsprozesse!
Auch diese sind nicht dafür gedacht einen Vertriebler bei jedem kleinen Schritt zu beobachten und ggf. anzuschwärzen. Vielmehr sollen sie (wie ein Fluglotse bei Piloten) den Vertriebler davor bewahren, in gefährliche Situation zu kommen.
Ein Beispiel:
Gehen wir einmal davon aus, dass es einem Vertriebler im eigenen CRM-System ermöglicht wird Rabatte zu vergeben. Wir geben ihm die Freiheit bei jedem Produkt und bei jedem Angebot einen individuellen Rabatt zu vergeben. Damit geben wir unserem Vertrieb eine große Flexibilität, aber auch eine große Verantwortung. Natürlich vertrauen wir unserem Vertriebler auch vollkommen und lassen ihm bewusst diese große Flexibilität. Allerdings sollte man Sicherungen nutzen, die mögliche Fehler erkennen und diese zu verhindern versuchen. Gerade wenn sehr sehr große Rabatte vergeben werden, die auf den ersten Blick schon ungewöhnlich erscheinen. An dieser Stelle kommen Genehmigungsprozesse ins Spiel.
Die einfache, aber problematische Variante
Die wohl (leider noch) am häufigsten genutzte Form eines Genehmigungsprozesses ist die „einfache“ Mail an den Vorgesetzten. Das funktioniert natürlich auch, kostet aber beiden Personen sehr viel Zeit. Alleine wenn Angaben fehlerhaft waren, man wichtige Anhänge vergessen hat, diese Anhänge fehlerhaft sind oder ähnliches.
Zusätzlich wird das Nachverfolgen der Genehmigung extrem erschwert. Sollte das versendete Angebot trotz Genehmigung noch Fehler enthalten, und der Kunde unterschreibt das Angebot, dann wird in den meisten Fällen nach der Fehlerursache gesucht. Der erste Schritt dafür ist sich zu betrachten, ob für dieses Angebot eine Genehmigung vorgelegen hat. Und wie wir alle wahrscheinlich zu gut wissen, schreiben und empfangen wir nicht nur 10 – 20 Mails pro Woche. Aus diesem riesigen Haufen von Mails dauert es dann schon einmal etwas, bis die passende Genehmigung gefunden ist.
Aus diesen Gründen sollte man sich von dieser Form einer Genehmigung im Vertrieb schnellstmöglich verabschieden und diesen Prozess deutlich professioneller angehen!
Genehmigungsprozesse mithilfe eines CRM
Eine etwas weiter fortgeschrittene Form eines vertrieblichen Genehmigungsprozesses kann man in fast jedem CRM finden. Hier ist ein Genehmigungsprozess meist Teil der Software und kann für die eigenen Prozesse angepasst werden.
Der Vorteil darin ist, dass man keine Sprünge zwischen Mails, Anhängen und CRM hat. Jeder Beteiligte findet die für ihn wichtigen Infos für eine Genehmigung direkt an einem Ort. Dafür muss das CRM aber auch entsprechend implementiert worden sein und auch von dem Vertrieb genutzt werden. Allein dadurch spart sich der Vertrieb sehr viel Zeit und kann diese für wichtigere Aufgaben nutzen.
Automatisierter Genehmigungsprozess
Eine noch professionellere Form eines Genehmigungsprozesses ist die voll automatisierte Variante. Auch hier ist die Voraussetzung, dass man ein CRM System verwendet. Dies muss gut implementiert sein und für Automatisierungen geeignet sein!
Im Prinzip handelt es sich bei der Automatisierung eines Genehmigungsprozesses um eine Wenn-Dann-Abfolge. Wenn ein Rabatt bei einem bestimmten Produkt von > 20% vergeben worden ist, dann muss das Angebot von dem jeweiligen Vorgesetzten genehmigt werden. Der Vertriebler könnte das Angebot mittels Button zur Genehmigung weiterleiten. Er muss keinen Empfänger angeben, keine Nachricht manuell verfassen, keine Anhänge manuell hinterlegen und umgeht damit mögliche Fehlerquellen die nur Zeit kosten würden.
Was nutzt also ein Genehmigungsprozess im Vertrieb?
Ein automatisierter Genehmigungsprozess sollte von jedem professionellen Vertrieb bereits im Einsatz sein. Allein aus dem Hintergrund, dass ihr schneller wichtige und korrekte Angebote versenden könnt. Damit wird Zeit für jeden Vertriebler eingespart. Und zusätzlich hebt ihr euch gegenüber eurer Konkurrenz durch die genannten Punkte deutlich ab.
Wenn ihr noch nicht wisst, wie ihr das erreichen könnt, kann ich euch dabei beraten. Schreibt mir einfach eine Mail an sven.sauder@hangar-13.com oder füllt das folgende Formular aus. Schreibt mir gerne auch eine zweite Erinnerungs-Mail, falls ich euch durch meine aktuelle Projektauslastung noch nicht antworten konnte!
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