Um es direkt vorweg zu nehmen: der Einsatz einer elektronischen Signatur ist ein absoluter no-brainer! Warum, wieso, weshalb klären wir in den nächsten Zeilen.

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran. Wir googeln nach passenden Dienstleistern, Waren & Dienstleistungen werden Online gekauft und verkauft, Meetings und andere Termine werden Online abgehalten etc. Aber es gibt noch manche Prozesse, die sich bisher sträuben zum Großteil ebenfalls digitalisiert zu werden. Darunter zählt auch das Unterschreiben von Vertragsdokumenten!

Das ist auch nicht weiter verwunderlich, da es bei vielen Verantwortlichen noch sehr viele Fragezeichen gibt. Als Anwender ist man vielleicht schon einmal damit in Berührung gekommen und hat selbst Verträge elektronisch signiert. 

Aber wie kann man seine eigenen Verträge ebenfalls so verschicken, dass sie vom jeweiligen Vertragspartner elektronisch signiert werden können? Dieses Rätsel wollen wir heute lüften!

Basics

Ziel eines Vertrages ist es verhandelte Übereinkünfte zu dokumentieren und gegenseitig diesen Übereinkünften zuzustimmen. Dies wird mit der jeweiligen Unterschrift der Vertragspartner dokumentiert womit der Vertrag zwischen den Vertragspartnern geschlossen wird. Dieser Vorgang wird aktuell bei den meisten Firmen ganz traditionell mittels einem Blatt Papier und einem dokumentenechten Stift abgehandelt. 

Dem Prozess des Unterschreibens sind natürlich weitere Prozesse vor- und nachgelagert:
Der erstellte Vertrag wird zur Post gebracht, dort eingelagert, bearbeitet und nach mehreren Tagen der Vertragspartei zugestellt. Dort angelangt wird er intern weiter an den richtigen Adressaten weitergeleitet und von ihm unterschrieben. Anschließend bringt dieser den Vertrag ebenfalls zur Post, wo er erneut bearbeitet und nach mehreren Tagen der anderen Vertragspartei zugestellt wird. Im allergünstigsten Fall ist dieser Prozess innerhalb einer Arbeitswoche abgeschlossen.

Der etwas modernere Weg ist den Vertrag via E-Mail an den richtigen Vertragspartner zu schicken. Aber selbst dann hat dieser auch noch einen nicht unerheblichen Aufwand bei sich. Nach Erhalt der Mail wird der Vertrag ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt. Der gescannte unterschriebene Vertrag wird dem Vertragspartner per Mail zugeschickt. Dort wird der Vertrag ebenfalls ausgedruckt und bspw. dem Backoffice zur weiteren Bearbeitung geschickt.

Es ist leicht vorstellbar, dass die Automatisierung all dieser Prozesse ein enormes Potential bietet. Sowohl bei der Einsparung von wertvoller Arbeitszeit als auch bei der Einsparung von konkreten Kosten. 

Die Einführung einer elektronische Signatur bietet genau das! 

Der führende Anbieter auf diesem Gebiet ist die Firma DocuSign aus San Francisco. Bereits seit der Gründung im Jahr 2003 hat sich DocuSign der Entwicklung und Verbreitung von elektronischen Signaturen verschrieben. Darunter zählt auch die eben angesprochene Automatisierung von Prozessen bei einer Vertragsunterzeichnung. Mit der Nutzung der von DocuSign entwickelten Lösung ist es für jede Firma sehr einfach möglich die Vorzüge einer elektronischen Signature selbst nutzen zu können.

Nach der Entscheidung für DocuSign und dem Kauf eines Lizenzmodells kann man schnell loslegen. Seine eigenen Verträge lädt man einfach in dem bereitgestellten Portal von DocuSign hoch. Dort wird dem Dokument eine Art “Layer” übergestülpt, der es ermöglicht verschiedene Elemente von DocuSign direkt auf dem Dokument zu platzieren. Das können beispielsweise Textfelder sein, auf denen ein Vertragspartner noch zusätzliche Angaben machen kann. Oder auch einfache Checkboxen mit Hilfe derer sich der Vertragspartner zwischen verschiedenen angebotenen Optionen entscheiden kann. Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos! 

Das wichtigste Element von DocuSign ist aber natürlich die elektronische Signatur. Diese kann nach dem Hochladen des Dokumentes ganz einfach per Drag&Drop an der richtigen Stelle des Vertrages platziert werden! Auch die Möglichkeit einer automatischen Platzierung der elektronischen Unterschrift und anderen Elementen von DocuSign wird geboten und kann unkompliziert eingebunden werden. Somit kann man sich auch diesen Aufwand sparen! Mehr ist für die Nutzung einer elektronischen Signatur bei den eigenen Verträgen wirklich nicht notwendig.

Rechtssicherheit

Auch das Thema Rechtssicherheit möchten wir an dieser Stelle kurz anschneiden, da es eines der prominentesten Themen im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur ist. Hier ist es so, dass eine elektronische Signatur der eIDAS-Verordnung unterliegt und in Deutschland somit rechtssicher ist! 

Die Identifizierung, ob der jeweils unterschreibende Vertragspartner auch wirklich derjenige ist, für den er sich ausgibt, fällt ebenfalls unter diese Regel und wird abgedeckt. In der eIDAS-Verordnung werden 3 Signaturstufen festgelegt die jeweils mit steigenden Anforderungen an die Authentizitätssicherung daher kommen: 

  • SES – standard electronic signature 
  • AES – advanced electronic signature 
  • QES – qualified electronic signature

Alle Stufen werden von DocuSign vollständig unterstützt und können somit höchsten Sicherheitsansprüchen vollständig gerecht werden. Sollte es zu dem Fall der Fälle kommen und ein Vertrag wird angefochten so wird durch die eIDAS-Verordnung gewährleistet, dass die elektronische Signaturen in jeder Form vor EU-Gerichten als möglicher Beweis zugelassen ist.

Wir können also sehen, dass die eigene Nutzung einer elektronischen Signatur genauso einfach ist wie eine Datei per Drag&Drop in einen anderen Ordner zu verschieben. Zudem ist sie genauso rechtssicher wie eine physische Unterschrift. Sie spart uns wertvolle Zeit die wir für weitaus wichtigere Dinge verwenden können. Von den möglichen Kostenersparnissen ganz zu schweigen!

Um es ganz deutlich auszusprechen: der Einsatz einer elektronischen Signatur ist ein absoluter no-brainer!

Wann startest Du damit? Gemeinsam mit meinem Arbeitgeber kann ich dich dabei unterstützen oder schreibt mir gerne direkt:

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